Datenschutzerklärung
Beim Aufruf unserer Internetseite werden durch den Internet-Browser, den der Besucher verwendet, automatisch Daten an den Server dieser Webseite gesendet und zeitlich begrenzt in einer Protokolldatei (Logfile) gespeichert. Die Logdateien sind für uns technisch erforderlich, damit die von Ihnen aufgerufene Seite Ihnen angezeigt werden kann. Die Rechtsgrundlage für die Speicherung dieser Daten ergibt sich aus Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) EU-DSGVO. Sie werden innerhalb von 28 Tagen nach Aufruf der Website automatisiert gelöscht. Bis zur automatischen Löschung werden nachstehende Daten ohne weitere Eingabe des Besuchers gespeichert:
- Verwendeter Browser (Typ und Version)
- Zeitpunkt des Seitenaufrufes
- Erfolg oder Misserfolg des Seitenaufrufs
- Betriebssystem des Besuchers
- URL der Website, über die Sie zu uns gelangt sind (Referrer URL)
- Hostname des zugreifenden Rechners
- IP-Adresse über die der Zugriff erfolgt
In Verbindung mit Ihrer Nutzung der Website wird unter anderem die IP-Adresse des von Ihnen genutzten Rechners aufgezeichnet. Über die IP-Adresse kann es unter Umständen sein, Nutzerinnen und Nutzer der Website zu identifizieren. Eine hierauf gerichtete Auswertung der erfassten IP-Adressen findet durch uns jedoch nicht statt. Die Auswertung der IP-Adressen erfolgt allein auf statistischer Basis in anonymisierter Form.
Im Rahmen der Nutzung dieser Online-Dienste und Leistungen, wird Ihre IP-Adresse außerdem an den Anbieter der Plattform (PROVOX Systemplanung GmbH) weitergeleite
Unsere Internetseite verwenden Cookies. Cookies sind Textdateien, welche über einen Internet-Browser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert werden. Viele Cookies enthalten eine sogenannte Cookie-ID. Eine Cookie-ID ist eine eindeutige Kennung des Cookies. Sie besteht aus einer Zeichenfolge, durch welche Internetseiten und Server dem konkreten Internetbrowser zugeordnet werden können, in dem das Cookie gespeichert wurde. Dies ermöglicht es den besuchten Internetseiten und Servern, den individuellen Browser der betroffenen Person von anderen Internetbrowsern, die andere Cookies enthalten, zu unterscheiden. Ein bestimmter Internetbrowser kann über die eindeutige Cookie-ID wiedererkannt und identifiziert werden. Über den Cookie Hinweis, haben Sie beim Aufrufen der Internetseite die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie dem Einsatz, technisch nicht zwingend erforderlicher Cookies, zustimmen möchten oder nicht.
Wir setzen transiente Cookies, dies bedeutet zeitlich begrenzte First-Party-Cookies, die zum ganzheitlichen Nutzen der Website zwingend erforderlich sind. Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf die Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Rechtsgrundlage für den Einsatz dieser Cookies ist Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) EUDSGVO, da diese technisch unverzichtbar sind, um die Website richtig darzustellen.
Mit Hilfe Ihres Browsers können Sie für Transparenz sorgen. Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und z. B. die Annahme oder Ablehnung von Third- Party-Cookies oder allen Cookies steuern. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie dann eventuell nicht alle Funktionen von allen Internetseiten nutzen können.
Sofern Sie die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit uns nutzen möchten, stehen Ihnen hierfür die auf der Internetseite angegebenen Medien: telefonisch, postalisch, per Fax oder per E-Mai zur Verfügung. Welche Informationen und Daten Sie uns im Rahmen der Kontaktaufnahme hinterlassen, obliegt grundsätzlich Ihnen.
Die jeweils angegebenen Daten verwenden wir selbstverständlich ausschließlich entsprechend dem Zweck, aus welchem Sie uns diese mitgeteilt haben. Wenn es sich hierbei um Kommunikationsdaten handelt, willigen Sie ebenfalls ein, dass wir auch Sie auf diesem Wege kontaktieren, um Ihre Angelegenheit zu bearbeiten. Somit geschieht die Verarbeitung auf Basis der freiwillig erteilten Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) EU-DSGVO.
Die für die Benutzung der Kommunikation erhobenen personenbezogenen Daten werden unwiderruflich gelöscht, sobald die Anfrage erledigt ist und keine Gründe für eine weitere Aufbewahrung gegeben sind (z. B. anschließende Auftragserteilung, Vertragsabschluss, etc.). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich hierfür bitte direkt an uns. (Kontaktdaten siehe oben unter, Name und Anschrift des für die Verarbeitung verantwortlichen)
Der Login-Bereich unserer Internetseite ist nicht öffentlich zugänglich, sondern dient ausschließlich der Verwendung durch Gremienmitglieder. Berechtigte Personen erhalten Ihre individuellen Zugangsdaten und Zugangsrechte von der Stadtverwaltung. Im Login-Bereich finden zusätzlich die folgenden Verarbeitungen personenbezogener Daten statt.
Meine DatenMeine Daten Im Bereich „Meine Daten“ sind die persönlichen Informationen eines jeden Nutzers hinterlegt. Unter dem Reiter Freigabe hat jeder Nutzer die Möglichkeit individuell festzulegen, welche seiner Daten für andere sichtbar sein sollen und welche nicht. Lediglich Anrede, Titel, Vorname und Nachname sind für alle Nutzer automatisch sichtbar. Da Sie eigenständig entscheiden können, welche Ihrer Daten veröffentlicht werden, erfolgt die Veröffentlichung auf Basis Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) EU-DSGVO. Ihre persönlichen Daten werden so lang im Gremienportal gespeichert, wie Sie über einen Zugang verfügen. Bei Entzug des Zugangs werden all diese Daten unwiderruflich gelöscht. Wenn Sie bereits im Vorfeld eine Korrektur oder Löschung bestimmter personenbezogener Daten wünschen, kontaktieren Sie uns bitte (Kontaktdaten Verantwortlicher)
Kontaktformulare im Login-BereicheSofern Sie die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit anderen Nutzern des Ratsinformationssystems nutzen möchten, stehen Ihnen hierfür die jeweils bei dem Benutzer hinterlegten Kontaktformulare zur Verfügung. Welche Informationen und Daten Sie im Rahmen der Kontaktaufnahme hinterlassen obliegt grundsätzlich Ihnen.
Die Inhalte des Kontaktformulars werden direkt an die E-Mail-Adresse des kontaktierten Gremienmitglieds weitergeleitet. Selbstverständlich verwend der Empfänger Ihre Daten ausschließlich entsprechend dem Zweck, aus welchem Sie diese mitgeteilt haben. Wenn es sich hierbei um Kommunikationsdaten handelt, willigen Sie ebenfalls ein, dass der Empfänger auch Sie auf diesem Wege kontaktieren, um Ihnen zu antworten. Somit geschieht die Verarbeitung auf Basis der freiwillig erteilten Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) EU-DSGVO.
Auf die Löschung der Daten aus dem E-Mail-Postfach des Empfängers haben wir keinen direkten Einfluss. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich hierfür bitte direkt an die kontaktierte Person.
Notizen/ Dateiupload (Akten/Fraktionsarbeit)Wenn Sie über die verschiedenen Notizfunktionen Notizen erfassen oder den Dateiupload aus den Zusatzmodulen Akte bzw. Fraktionsarbeit nutzen und ggf. mit anderen Personen teilen, werden diese Daten im Gremienportal gespeichert. Die Speicherung erfolgt zunächst in der Anwendung, in der die Notizen eingegeben wurden. Bei der nächsten Online-Verbindung der Systeme, in Verbindung mit Ihrer erfolgreichen Authentifikation, werden diese Informationen mit dem Rechenzentrum synchronisiert.
Im Rechenzentrum der PROVOX Systemplanung GmbH, in welchem unser Ratsinformationssystem gehostet wird, sind Ihre Notizen und Dateien verschlüsselt gespeichert, sodass ein Zugriff hierauf durch Dritte und die Administratoren des Rechenzentrums nicht möglich ist. Auch die Übertragung ins Rechenzentrum erfolgt verschlüsselt. Lediglich andere Nutzer, mit denen Sie Ihre Notizen und Dateien teilen, erhalten Zugriff.
Die Speicherung der Notizen und Dateien erfolgt, da es Ihnen frei steht diese zu hinterlegen, auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) EU-DSGVO. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt. Grundsätzlich können Sie die durch Sie erstellten Notizen und eingestellten Dokumente jederzeit eigenständig löschen.
Unsere Internetseite kann Links zu Internetseiten anderer Anbieter enthalten, für die diese Datenschutzerklärung nicht gilt. Sollte mit der Nutzung der Internetseiten anderer Anbieter die Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten verbunden sein, beachten Sie bitte die Datenschutzhinweise der jeweiligen Anbieter.
Ihre Daten werden nicht an Dritte übermittelt, außer es gibt eine gesetzliche Grundlage, welche uns dazu verpflichtet oder berechtigt:
- nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) EU-DSGVO durch die betroffene Person ausdrücklich dazu eingewilligt wurde,
- die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f) EU-DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass die betroffene Person ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe ihrer Daten hat,
- für die Datenübermittlung nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. c) EU-DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, und/oder
- dies nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. b) EU-DSGVO für die Erfüllung eines Vertragsverhältnisses mit der betroffenen Person erforderlich ist.
Sofern externe Dienstleister Zugriff auf Ihre Daten haben, ist durch technische und organisatorische Maßnahmen, rechtliche Grundlagen und den Abschluss von Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung oder Geheimhaltungsvereinbarungen, die Einhaltung des Datenschutzgesetzes sichergestellt.
Nach Maßgabe von Art. 15 EU-DSGVO haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten einschließlich eventueller Empfänger und der geplanten Speicherdauer zu erhalten. Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen gemäß Art. 16 DS-GVO ein Recht auf Berichtigung zu. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 EU-DSGVO). Bitte wenden Sie sich diesbezüglich direkt an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten. (Kontaktdaten siehe oben unter, Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten)
Sie haben ein Beschwerde- und Auskunftsrecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, etwa bei der für uns zuständigen Beauftragten für Datenschutz und Informationssicherheit, der Aufsichtsbehörde Hessen.
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408 – 0
Telefax: +49 611 1408 – 900 / 901
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Wir haben verschiedene technische und organisatorische Schutzvorkehrungen getroffen, um ihre Daten zu schützen (z.B. vor Zerstörung, Verlust, Manipulation und dem Zugriff Unberechtigter). All unsere Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig geprüft, überarbeitet und dem technischen Fortschritt angemessen aktualisiert.
Wir behalten uns das Recht zur Änderung der Datenschutzerklärung vor. Eine Änderung der Datenschutzerklärung kann aus technischen wie auch datenschutzrechtlichen Gründen erfolgen. Wir bitten daher um Beachtung der jeweils aktuellen Version.
Stand der Datenschutzerklärung: 08/2022